La recharge à domicile salarié semble simple sur le papier : le collaborateur recharge son véhicule chez lui, l'entreprise le rembourse. Dans les faits, dès que la flotte dépasse quelques véhicules, ce flux devient l'un des plus chronophages et des plus risqués à gérer manuellement.
Un remboursement de recharge à domicile doit correspondre à une dépense réellement engagée par le salarié pour son véhicule de fonction. Le remboursement au coût réel, basé sur les kWh rechargés et le prix réel de l'électricité, reste la méthode la plus sûre face à un contrôle URSSAF. Un forfait mal calibré ou un montant supérieur à la dépense réelle expose l'entreprise à une requalification en avantage en nature.
Collecter manuellement les kWh rechargés, vérifier les justificatifs et calculer le remboursement, véhicule par véhicule et mois par mois, reste gérable pour une poignée de collaborateurs. Au-delà, cette gestion mobilise un temps RH significatif, avec un risque d'erreur qui augmente au même rythme que la flotte.
Un logiciel dédié collecte directement les données de recharge du collaborateur, sans ressaisie manuelle, et calcule le remboursement au coût réel pour chaque véhicule.
Plutôt que de reconstituer un tableau mois par mois, les données de recharge s'exportent automatiquement dans un format exploitable par les équipes paie, avec un historique justifiable en cas de contrôle.
Le collaborateur n'a plus besoin de soumettre de note de frais ponctuelle : le remboursement s'intègre directement au bulletin de salaire, sans étape manuelle supplémentaire côté RH.
En dessous d'une dizaine de véhicules, une gestion manuelle reste envisageable, à condition d'être rigoureuse. Au-delà, le temps gagné et le risque évité justifient largement l'investissement dans un logiciel dédié à la recharge à domicile salarié.
Il n'existe pas de seuil universel, mais la gestion manuelle devient rapidement risquée et chronophage au-delà d'une dizaine de véhicules électriques avec recharge à domicile.
Oriway centralise en un seul outil la recharge à domicile, l'itinérance et les bornes sur site. La solution génère automatiquement les exports de paie conformes pour les équipes RH et déclenche le remboursement des collaborateurs directement sur salaire, sans note de frais à traiter manuellement.
