Avec la généralisation des véhicules électriques dans les flottes d'entreprise, un nouveau problème administratif est apparu sur le bureau des services RH et comptabilité : comment rembourser équitablement un salarié qui recharge son véhicule professionnel un peu partout, à des prix très différents selon le lieu et l'heure ?
Contrairement à un plein d'essence, qui se résume à un ticket de caisse unique, une recharge électrique peut avoir lieu au domicile du salarié, sur le parking de l'entreprise ou sur une borne publique en itinérance, avec des tarifs qui peuvent varier du simple au triple selon le contexte.
Ce flou entraîne souvent des notes de frais approximatives, des justificatifs manquants et une charge de travail inutile pour les équipes qui doivent tout vérifier manuellement.
Cet article détaille les méthodes de remboursement reconnues et les outils permettant d'automatiser ce processus, dans la continuité de notre guide complet de la recharge en entreprise.
La première difficulté tient à la multiplicité des lieux de recharge. Un même salarié peut recharger son véhicule le lundi chez lui, le mardi sur le parking de l'entreprise et le mercredi sur une aire d'autoroute lors d'un déplacement professionnel.
Chacune de ces recharges obéit à une logique de facturation différente : la recharge à domicile s'ajoute simplement à la facture d'électricité du foyer sans ticket dédié, la recharge sur site est en théorie gratuite ou facturée en interne, et la recharge en itinérance génère un ticket ou une facture électronique via l'application ou la carte utilisée. Sans processus clair, chaque salarié risque d'appliquer sa propre méthode de calcul, ce qui complique le contrôle et expose l'entreprise à des remboursements incohérents d'un collaborateur à l'autre.
Le barème kilométrique spécifique aux véhicules électriques permet de rembourser le salarié sur la base d'un montant forfaitaire par kilomètre parcouru, sans qu'il soit nécessaire de produire une facture de recharge. C'est la méthode la plus simple à administrer, puisqu'elle repose uniquement sur le relevé kilométrique du véhicule, généralement déjà suivi dans le cadre de la gestion de flotte. Son inconvénient principal est qu'elle ne reflète pas toujours avec précision le coût réel supporté par le salarié, notamment pour ceux qui rechargent majoritairement à domicile à un tarif avantageux ou, à l'inverse, pour ceux qui utilisent souvent des bornes rapides plus onéreuses.
Cette méthode consiste à rembourser le salarié sur la base des factures ou tickets de recharge qu'il produit. Elle a l'avantage d'être plus juste, puisqu'elle colle exactement à la dépense réellement engagée, mais elle implique une collecte rigoureuse des justificatifs, souvent dispersés entre plusieurs applications et opérateurs différents. C'est précisément ce travail de collecte que les applications de recharge modernes permettent d'automatiser, en centralisant l'historique des sessions et leur coût dans une seule interface.
Certaines entreprises optent pour une troisième voie : verser un forfait mensuel fixe aux salariés qui rechargent régulièrement leur véhicule professionnel chez eux, pour éviter la multiplication des notes de frais individuelles. Cette solution simplifie grandement la gestion administrative, mais elle nécessite d'être recalibrée périodiquement pour rester cohérente avec l'évolution du prix de l'électricité et avec les usages réels de chaque collaborateur. Elle est souvent couplée à une carte de recharge d'entreprise pour les recharges effectuées en dehors du domicile.
La bonne nouvelle est que ce processus, souvent perçu comme fastidieux, peut aujourd'hui être largement automatisé. Une solution centralisée de gestion de flotte électrique en entreprise permet de collecter en temps réel les données de chaque session de recharge : lieu, durée, quantité d'énergie consommée, montant facturé. Et de les transmettre directement vers l'outil de notes de frais ou le logiciel de paie de l'entreprise, sans ressaisie manuelle.
Ce niveau d'automatisation s'inscrit dans une démarche plus large de pilotage financier de la flotte, que nous détaillons dans notre article sur la gestion du budget d'une flotte électrique. Au-delà du gain de temps pour les équipes administratives, cette automatisation réduit également le risque d'erreurs et de fraudes, puisque chaque recharge est tracée et rattachée automatiquement au bon véhicule et au bon collaborateur.
Il serait faux de penser que ce sujet ne concerne que les grands comptes disposant de flottes de plusieurs centaines de véhicules.
Une TPE qui équipe ses premiers commerciaux en véhicules électriques se retrouve confrontée exactement au même casse-tête administratif, avec parfois moins de ressources internes pour le gérer manuellement. Au même titre qu’une PME en pleine électrification de sa flotte doit structurer ce processus avant qu'il ne devienne ingérable à mesure que le nombre de véhicules augmente.
Dans les deux cas, l'automatisation dès les premiers véhicules électriques évite d'avoir à reconstruire un processus de remboursement a posteriori, une fois que les mauvaises habitudes se sont installées.
Plusieurs cas de figure reviennent régulièrement dans les entreprises qui n'ont pas encore structuré leur politique de remboursement.
Le premier consiste à mélanger, pour un même salarié, le remboursement au forfait et le remboursement au coût réel selon les mois, ce qui rend tout contrôle impossible et peut être perçu comme inéquitable par les autres collaborateurs.
Le deuxième est l'absence totale de traçabilité des recharges effectuées à domicile, faute d'outil dédié, ce qui oblige les équipes à se fier uniquement à la bonne foi déclarative du salarié.
Le troisième est l'oubli de mise à jour, en début d'année, des barèmes réglementaires applicables, un point de vigilance simple mais trop souvent négligé par les services paie.
La quatrième erreur, plus subtile, concerne la confusion entre remboursement de frais réels et avantage en nature. Certains employeurs choisissent de rembourser l'électricité consommée à domicile à un tarif supérieur au coût réellement supporté par le salarié, par exemple pour simplifier la gestion ou par méconnaissance du prix exact de son contrat d'électricité.
Une marge de tolérance existe : le remboursement peut dépasser le coût réel jusqu'à hauteur de 50% de celui-ci sans être requalifié. Au-delà de ce seuil, la part du remboursement qui excède ces 50% du coût réel devient un avantage en nature, et doit donc être soumise à cotisations sociales.
C'est un mécanisme proche, dans sa logique, du forfait mensuel évoqué plus haut : dès qu'un montant fixe ou surévalué se substitue durablement à une dépense réelle justifiée, le risque de requalification existe.
Prenons un exemple concret.
Mathieu recharge son véhicule professionnel à son domicile, où son contrat d'électricité lui coûte 0,20€ le kWh. Son employeur, pour simplifier la gestion, décide de le rembourser sur la base de 0,40€ le kWh, soit le double du tarif réel.
Sur une année, Mathieu consomme 1 000 kWh pour la recharge de son véhicule, ce qui représente une dépense réelle de 200€. Son employeur lui verse 400€, soit un abondement de 200€ au-dessus du coût réel.
Cet abondement représente 100% de la consommation réelle, largement au-delà de la marge de tolérance de 50% admise (soit 100 sur cet exemple, pour un seuil de remboursement toléré jusqu'à 300€). La part du remboursement qui dépasse ce seuil de 300€, soit 100€, constitue alors un avantage en nature à déclarer et à soumettre aux cotisations sociales correspondantes.
Ce sujet reste technique et évolue régulièrement selon l'URSSAF : nous vous recommandons de valider votre politique de remboursement avec votre expert-comptable ou votre service paie avant de la déployer, en particulier si vous appliquez un tarif de remboursement supérieur au prix réel du kWh pratiqué par vos collaborateurs.
C'est précisément pour sécuriser ce point que l'automatisation du remboursement au coût réel, plutôt qu'à un tarif forfaitaire approximatif, réduit à la fois le risque de requalification et la charge de vérification pour vos équipes paie.
Il existe un barème kilométrique spécifique aux véhicules électriques, distinct de celui applicable aux véhicules thermiques, qui est publié et actualisé chaque année. Il convient de vérifier le montant en vigueur au moment du calcul.
Cela dépend de la méthode retenue par l'entreprise. Avec le barème kilométrique, aucun justificatif de facture n'est nécessaire puisque le calcul repose sur la distance parcourue. Avec un remboursement au coût réel, en revanche, une facture ou un ticket de recharge est indispensable.
En équipant les collaborateurs d'une carte ou d'une application de recharge connectée qui centralise automatiquement les données de chaque session et les transmet aux outils de gestion administrative de l'entreprise. Découvrez la solution Oriway.
Oui, un forfait mensuel est une pratique courante pour simplifier la gestion des recharges à domicile, à condition qu'il soit régulièrement réévalué pour rester cohérent avec les usages réels et l'évolution du prix de l'électricité.
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